Dokumentation

Willkommen beim BA-Check – dem KI-gestützten Prüftool für Betriebsanleitungen nach DIN EN ISO 20607. Diese Anleitung zeigt dir, wie du mit dem Tool arbeitest: Projekte anlegen, Dokumente prüfen, Befunde bewerten und die Ergebnisse nachvollziehen.

Zielgruppe dieser Doku sind Projektleiter:innen, Key Account Manager, technische Redakteur:innen und Sicherheitsverantwortliche. Technische Details für Betreiber:innen findest du separat in der Betreiberdokumentation.

Was der BA-Check prüft

Der BA-Check analysiert Betriebsanleitungen auf drei Ebenen:

• Struktur nach DIN EN ISO 20607 – sind alle Pflichtabschnitte (5.2.1 – 5.2.13) vorhanden und inhaltlich plausibel?
• Sprache und Terminologie – werden Fachbegriffe konsistent verwendet, ist die Formulierung eindeutig, lesbar und normgerecht?
• Sicherheit – werden Warn-, Gefahren- und Sicherheitshinweise korrekt eingesetzt?

Ergebnis jeder Prüfung ist eine Liste Befunde mit Fundstelle, Kategorie, Schweregrad und einem KI-generierten Verbesserungsvorschlag. Jeder Befund lässt sich akzeptieren, verwerfen oder kommentieren – der BA-Check entscheidet nicht für dich, sondern liefert eine fundierte Zweitmeinung.

Aufbau der Oberfläche

Die Anwendung hat drei feste Bereiche:

Die linke Seitenleiste lässt sich über das kleine Pfeilsymbol oben einklappen, um mehr Platz für Inhalte zu schaffen. Die Einstellung wird im Browser gespeichert und bleibt bei der nächsten Sitzung erhalten.

Anmeldung

Die Authentifizierung erfolgt perspektivisch über Microsoft Entra ID (Single Sign-On mit deinem Fäth-Konto). Solange die Entra-ID-Anbindung noch nicht aktiviert ist, steht die Anwendung intern ohne Login zur Verfügung.

Projekt anlegen

Ein Projekt bündelt alle Dokumente, die inhaltlich zusammengehören – typischerweise eine Maschine, eine Anlage oder ein Kundenauftrag.

1. Klicke in der Seitenleiste auf + Neues Projekt.
2. Gib einen Namen ein (Pflichtfeld). Beispiel: Abfüllanlage AX-200 – Revision Q1/2026.
3. Optional: eine kurze Beschreibung, z. B. den Projekthintergrund oder den verantwortlichen Bereich.
4. Klicke auf Anlegen. Du landest direkt auf der Projekt-Detailseite.

Namen dürfen Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute enthalten. Es ist keine besondere Benennungskonvention vorgeschrieben – aussagekräftig ist wichtiger als kurz.

Dokument hochladen

Öffne ein Projekt über die Seitenleiste oder die Projektliste. Im Bereich Dokumente kannst du Dateien hochladen.

Erlaubte Formate: PDF oder DOCX. Maximale Größe: 20 MB pro Datei.

Statuskette eines Dokuments

Nach dem Upload durchläuft jede Datei automatisch mehrere Verarbeitungsschritte. Der aktuelle Status wird in der Dokumentliste angezeigt.

Die einzelnen Schritte laufen als Hintergrund-Jobs. Du kannst die Seite schließen und später zurückkehren – die Verarbeitung läuft weiter.

Dokument erneut analysieren

Wenn sich Regeln geändert haben oder du einen aktualisierten Stand prüfen willst, kannst du auf der Dokumentdetail-Seite auf Neu analysieren klicken. Der BA-Check fragt zur Bestätigung, weil dabei bestehende Befunde ersetzt werden. Zuvor akzeptierte oder verworfene Befunde gehen dabei verloren.

Dokumentstruktur verstehen

Auf der Dokumentdetailseite siehst du unter Dokumentenstruktur, welche Kapitel der BA-Check erkannt hat und wie sie sich zur DIN EN ISO 20607 verhalten.

DIN-Abdeckung

Die Norm unterscheidet 13 Pflichtabschnitte (5.2.1 – 5.2.13) und 3 optionale Abschnitte (5.2.14 – 5.2.16). Der BA-Check zeigt dir:

• Abdeckung der DIN-Sektionen – welcher Pflichtabschnitt wurde im Dokument identifiziert, welcher fehlt?
• Zusammenfassung – z. B. „10 von 13 DIN-Pflicht-Sektionen gefunden".
• Kapitelliste – alle erkannten Kapitel des Originaldokuments mit Seitenzahl und DIN-Zuordnung.

Ein Kapitel kann mehreren DIN-Sektionen entsprechen, und mehrere Kapitel können dieselbe Sektion abdecken – die Zuordnung ist semantisch, nicht 1:1.

Konformitätsbadges

Oben auf der Dokumentseite erscheint ein Konformitäts-Badge:

Wichtig: Der Badge bewertet ausschließlich die strukturelle Abdeckung. Inhaltliche Mängel aus der Regelprüfung zählen separat als Befunde.

Extrahierter Text

Über Text anzeigen kannst du den von der Textextraktion gelieferten Volltext einsehen. Das ist vor allem hilfreich, um zu prüfen, ob die Extraktion einen Absatz korrekt erfasst hat – besonders bei bildlastigen PDFs.

Befunde bewerten

Die Befundliste ist das Kernstück jeder Prüfung. Jeder Befund enthält:

• Kategorie – Struktur, Sicherheit, Sprache oder Terminologie
• Schweregrad – Fehler, Warnung oder Hinweis
• Textstelle – der relevante Ausschnitt aus dem Dokument (mit Seitenangabe)
• Beschreibung – was das Problem ist
• Verbesserungsvorschlag (Entwurf) – KI-generierter Alternativtext oder Hinweis

Review-Workflow

Für jeden Befund hast du drei Möglichkeiten:

1. Akzeptieren – der Befund ist berechtigt und soll übernommen werden.
2. Verwerfen – der Befund ist nicht relevant (z. B. Fehlalarm oder bewusste Entscheidung).
3. Offen lassen – du bist unsicher oder brauchst Rücksprache.

Zu jedem Review kannst du optional einen Kommentar hinterlassen, der die Entscheidung begründet (wichtig für die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Kunden oder der QS).

Außerdem kannst du den finalen Verbesserungsvorschlag bearbeiten. Der Entwurf der KI ist nur eine Grundlage – du kannst ihn ergänzen, kürzen oder vollständig ersetzen. Der finale Vorschlag wird später im Export verwendet.

Review-Fortschritt

Oben in der Befundansicht siehst du den Review-Fortschritt: wie viele Befunde sind offen, akzeptiert oder verworfen. So behältst du den Überblick, besonders bei Dokumenten mit vielen Befunden.

Filter

Die Befundliste lässt sich filtern nach:

• Kategorie (Struktur / Sicherheit / Sprache / Terminologie)
• Schweregrad (Fehler / Warnung / Hinweis)
• Status (Offen / Akzeptiert / Verworfen)

Filter sind kumulativ – du kannst z. B. „nur offene Sicherheitsbefunde mit Schweregrad Fehler" anzeigen lassen.

Regel-Filter nutzen

Manchmal ist eine bestimmte Regel für ein konkretes Dokument nicht relevant – zum Beispiel, weil dein Kunde explizit eine bestimmte Formulierung wünscht oder eine Regel in einem Sonderfall nicht anwendbar ist.

Auf der Dokumentdetailseite gibt es eine rechte Seitenleiste „Regeln filtern". Dort kannst du einzelne Regeln oder ganze Kategorien für dieses Dokument ausblenden. Die Filtereinstellung wird pro Dokument gespeichert.

• Der BA-Check prüft immer alle Regeln – das Filtern wirkt rein auf die Anzeige.
• Ausgeblendete Regeln werden mit einem Zähler n ausgeblendet angezeigt, damit klar ist, dass weitere Befunde existieren.
• Über Alle anzeigen / Alle ausblenden kannst du schnell zurücksetzen oder alles verbergen.

Die Begründung für das Ausblenden einer Regel gehört in den Kommentar der betroffenen Befunde oder in die Projektbeschreibung – damit die Entscheidung nachvollziehbar bleibt.

Regelkatalog

Der Menüpunkt Regelkatalog zeigt alle Prüfregeln, die der BA-Check aktuell anwendet. Die Regeln sind nach Kategorie gegliedert (Struktur, Sicherheit, Sprache, Terminologie) und enthalten je nach Typ unterschiedliche Details:

• Regex-Regeln – der Regelkatalog visualisiert das Suchmuster Token für Token (literaler Text, Zeichenklassen, Quantifizierer, Anker usw.). Das macht auch für Nicht-Entwickler:innen nachvollziehbar, was die Regel sucht.
• KI-Regeln – hier siehst du den vollständigen KI-Prompt, mit dem das Sprachmodell den jeweiligen Abschnitt prüft. So kannst du einschätzen, wie streng oder großzügig eine Regel bewertet.

Jede Regel hat zusätzlich Angaben zu Suchbereich (ganzes Dokument, nur bestimmte DIN-Sektionen, …) und Logik (was der BA-Check konkret bemängelt, wenn die Regel greift).

Häufige Fragen

Warum hat der BA-Check ein Kapitel nicht erkannt?

Die Kapitel-Segmentierung stützt sich auf Überschriftenformatierung und Inhaltsverzeichnisse. Bei sehr unstrukturierten PDFs (z. B. gescannte Dokumente ohne echtes Textlayer) kann die Erkennung lückenhaft sein. Prüfe über Text anzeigen, ob die Textextraktion das Kapitel überhaupt erfasst hat – wenn nicht, muss das Original-PDF mit Text-Layer neu exportiert werden.

Funktionieren gescannte PDFs mit OCR?

Derzeit wertet der BA-Check nur den in der PDF eingebetteten Textlayer aus. Reine Bild-PDFs (Scans ohne OCR) werden zwar hochgeladen, liefern aber keinen brauchbaren Text. Für Scans empfehlen wir, das Dokument vorab mit einem OCR-Tool (z. B. Adobe Acrobat, ABBYY) durchsuchbar zu machen und dann erneut hochzuladen.

Ersetzt der BA-Check die technische Redaktion?

Nein. Der BA-Check ist ein Assistenzwerkzeug: er findet typische Norm- und Sprachprobleme schnell und konsistent, aber die inhaltliche Verantwortung für die Betriebsanleitung bleibt bei der Redaktion. Jeder KI-generierte Vorschlag sollte vor Übernahme geprüft werden.

Was passiert bei einem Analysefehler?

Wenn die Verarbeitung fehlschlägt, steht das Dokument auf Fehler. Meist sind korrupte Dateien, passwortgeschützte PDFs oder extrem große Dokumente die Ursache. Du kannst die Analyse über Neu analysieren erneut anstoßen. Bleibt der Fehler bestehen, hilft es oft, das Quelldokument neu als PDF zu exportieren.

Wie lange werden Dokumente gespeichert?

Dokumente bleiben so lange im System, bis sie aktiv gelöscht werden. Lösche Projekte und Dokumente, sobald sie nicht mehr benötigt werden – insbesondere bei vertraulichen Kundenunterlagen.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen?

Aktuell erfolgt der Upload pro Datei. Die Hintergrundverarbeitung kann aber mehrere Dokumente parallel abarbeiten – du kannst also in schneller Folge mehrere Dateien einstellen und dich dann anderen Aufgaben widmen.

Wo finde ich Änderungen am Tool?

Unter Änderungsprotokoll in der linken Seitenleiste. Dort dokumentieren wir zu jeder Version, was hinzugekommen, verändert oder behoben wurde.

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Du hast einen Fehler in der Dokumentation gefunden oder eine Frage, die hier noch nicht beantwortet wird? Sprich dein internes Projektteam an – die Doku wird parallel zur Tool-Entwicklung laufend ergänzt.